Ein Antrag besteht in der Regel aus den folgenden Teilen:

• Teil A - enthält administrative Informationen über den Teilnehmer und das zusammengefasste Budget für das Projekt (direkt online auszufüllen)
• Teil B - enthält die technische Beschreibung des Projekts (aus dem Portal Submission System herunterzuladen, auszufüllen und dann zusammenzusetzen und wieder hochzuladen).
• Teil C mit zusätzlichen Projektdaten (direkt online auszufüllen).
• Erforderliche Unterlagen und Anhänge (z. B. Finanzplan, Lebensläufe oder sonstige in der Aufforderung beschriebene erforderliche Unterlagen)

Sofern nicht anders vereinbart, müssen Sie alle erforderlichen Maßnahmen ergreifen, um die Tatsache bekannt zu machen, dass die Europäische Union Ihr Projekt finanziert oder kofinanziert hat. Diese Maßnahmen müssen den neuesten Kommunikations- und Sichtbarkeitsanforderungen für EU-finanzierte Projekte entsprechen. Weitere Informationen, einschließlich Logos, finden Sie auf der Seite zur visuellen Identität der Europäischen Kommission.

Indirekte Kosten, auch Gemeinkosten genannt, decken die allgemeinen Organisationskosten wie Miete, Internet, Büroausstattung usw. In der Regel werden indirekte Kosten auf der Grundlage direkter Kosten oder fester Beträge gewährt und müssen nicht weiter begründet werden. In einigen Fällen sind jedoch Belege wie Rechnungen oder Buchhaltungsunterlagen erforderlich. Je nach Programm machen die indirekten Kosten einen bestimmten Prozentsatz der direkten Kosten aus (z.B. 25 % bei Horizon Europe). Vergessen Sie die indirekten Kosten bei der Aufstellung Ihres Budgets nicht, da sie auf den maximalen EU-Beitrag angerechnet werden.

Alle Projektaktivitäten sollten auf logische, kohärente und strukturierte Weise in separaten Arbeitspaketen gruppiert werden. Alle Arbeitspakete müssen einen klaren, logischen Bezug zu den Projektzielen und zu den anderen Arbeitspaketen aufweisen. Idealerweise sollte jedes Arbeitspaket einen Teilbereich des Projekts darstellen, einen Schritt, der zur Erreichung der Gesamtziele des Projekts führt.

Normalerweise sollte ein Projekt mindestens 2 Arbeitspakete haben (Management- und Koordinierungsaktivitäten; Outputs in Bezug auf die Projektziele). Darüber hinaus sollten Sie nur so viele Arbeitspakete erstellen, wie Sie benötigen (so viele wie nötig, so wenige wie möglich).

Ausrüstungsgegenstände (neu oder gebraucht) oder andere Vermögenswerte, die für die Maßnahme verwendet werden, können für eine EU-Kofinanzierung in Betracht kommen, wenn sie die allgemeinen Förderfähigkeitsbedingungen (Artikel 6.1 der Finanzhilfevereinbarung) erfüllen, d. h. - dem Begünstigten während der Projektdurchführung entstehen, - im Budget ausgewiesen, in der Buchhaltung identifizierbar und überprüfbar sind, - in Übereinstimmung mit dem geltenden nationalen Steuer-, Arbeits- und Sozialversicherungsrecht stehen und  - angemessen und gerechtfertigt sind und dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung entsprechen, insbesondere hinsichtlich Sparsamkeit und Effizienz. Bitte beachten Sie, dass bereits genutzte grundlegende Büroausstattungen wie PCs, Monitore, Mobiltelefone, sofern sie nicht direkt den Projektmitarbeitern zugeordnet werden können, durch die Pauschale für indirekte Ausgaben (indirekte Kosten) abgedeckt werden sollten. Dies gilt auch für Flipcharts, Smartboards, Drucker und Beamer. Die Ausrüstung muss als Abschreibungskosten angegeben werden, die auf der Grundlage der tatsächlich entstandenen Kosten berechnet und gemäß den üblichen Buchführungspraktiken des Begünstigten und den internationalen Buchführungsstandards unter Berücksichtigung der Nutzungsdauer der Ausrüstung und nicht nur der steuerrechtlich zulässigen Abschreibungsmethode abgeschrieben werden. Darüber hinaus ist nur der Teil der Abschreibungs-, Miet- oder Leasingkosten der Ausrüstungsgegenstände förderfähig, der der Dauer der Maßnahme und der Quote der tatsächlichen Nutzung für den Zweck der Maßnahme entspricht. Die Ausrüstung muss auf der Grundlage des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses (oder gegebenenfalls des niedrigsten Preises) und ohne Interessenkonflikte erworben werden. Begünstigte, die "öffentliche Auftraggeber" im Sinne der EU-Richtlinien über das öffentliche Auftragswesen sind, müssen auch die geltenden nationalen Rechtsvorschriften für das öffentliche Auftragswesen einhalten. Auch das Mieten oder Leasen von Ausrüstungen oder anderen Vermögenswerten ist förderfähig, wenn die Kosten die Abschreibungskosten ähnlicher Ausrüstungen oder Vermögenswerte nicht überschreiten und keine Finanzierungskosten enthalten. Dies ist häufig der Fall bei Beamern, Projektionsflächen, Audiogeräten usw.

Sofern nicht anders angegeben, müssen Sie alle Aufzeichnungen, Buchführungsunterlagen und Belege im Zusammenhang mit dem Vertrag fünf Jahre lang nach Zahlung des Restbetrags und drei Jahre lang bei Finanzhilfen von bis zu € 60.000 aufbewahren, in jedem Fall aber so lange, bis alle laufenden Prüfungen, Überprüfungen, Rechtsmittel, Rechtsstreitigkeiten oder Klagen abgeschlossen sind.

Im Falle von Kontrollen, Überprüfungen, Audits oder Untersuchungen müssen die Begünstigten angemessene Aufzeichnungen und andere Belege vorlegen, um die ordnungsgemäße Durchführung der Maßnahme nachzuweisen. Für Pauschalprojekte werden dieselben Unterlagen benötigt wie für andere Finanzhilfen (z. B. für Forschungstätigkeiten die nach guter Forschungspraxis erforderlichen Unterlagen wie Laborbücher, technische Unterlagen, Prototypen, Veröffentlichungen, Konferenzberichte). Der Unterschied besteht darin, dass bei Pauschalfinanzhilfen keine Verpflichtung zur Führung von Finanzunterlagen besteht, da keine Finanzberichterstattung erfolgt und somit keine Kontrollen oder Prüfungen der entstandenen Kosten durchgeführt werden. Es versteht sich von selbst, dass die Antragsteller auch außerhalb der Finanzhilfevereinbarung ihren Aufzeichnungspflichten nachkommen müssen (z. B. nach nationalem Recht oder internen Verfahren).

Organisationen können bei einer Einreichung die Rollen von Begünstigten, verbundenen Einrichtungen, assoziierten Partnern und Unterauftragnehmern übernehmen.

• Begünstigte sind die an der Maßnahme beteiligten Rechtspersonen, die Parteien der Finanzhilfevereinbarung sind und somit das Konsortium bilden. Als Unterzeichner der Finanzhilfevereinbarung sind sie gegenüber der Bewilligungsbehörde in vollem Umfang für die Durchführung des Projekts und für die Einhaltung aller in der Finanzhilfevereinbarung festgelegten Verpflichtungen verantwortlich. Einer der Begünstigten fungiert als Hauptantragsteller.
• Verbundene Einrichtungen haben eine Verbindung mit einem Empfänger, insbesondere eine rechtliche oder kapitalmäßige Verbindung, die weder auf das Projekt beschränkt ist noch ausschließlich zum Zweck seiner Durchführung besteht. Verbundene Einrichtungen erheben unter denselben Bedingungen wie die Begünstigten Beiträge zu der Maßnahme und müssen die ihnen übertragenen Aufgaben ausführen.
• Assoziierte Partner tragen zu dem EU-Projekt bei, dürfen aber keine Kosten angeben und verfügen über kein Budget.
• Unterauftragnehmer führen Aufgaben aus, die nicht von den Begünstigten selbst durchgeführt werden können und daher an sie ausgelagert werden. Ein Unterauftragnehmer wird von einem Begünstigten mit der Durchführung einer "Aktionsaufgabe" beauftragt und stellt eine Rechnung für die erbrachte Leistung (Arbeit oder Dienstleistung, Lieferung von Waren) zu marktüblichen Preisen aus.

Die Verwendung des Kommunikationszentrums im Fördermittelverwaltungsdienst hinterlässt eine elektronische Spur aller Mitteilungen zu Referenzzwecken, sodass dies der Verwendung von E-Mails vorzuziehen ist.

Sie müssen das Datum der Gründung gemäß der Satzung angeben.